"Nombre de feuilles cousues et numérotées" est peut-être la seule chose qui vient à l'esprit lorsqu'il s'agit de la nécessité d'agrafer des documents. Comment assembler des documents ? Le nouveau venu imagine immédiatement des piles de papiers, étroitement attachés avec de la ficelle de banque, recouverts de poussière caustique, quelque part dans le coin du bureau d'un comptable ou d'un service du personnel.
Cependant, tout n'est pas aussi simple et superficiel qu'il n'y paraît à première vue. Que devez-vous savoir pour éviter les erreurs dans cette affaire difficile? Comment coudre des documents avec des fils d'après une photo ? Ces questions seront abordées en détail dans les instructions étape par étape.
Pourquoi les agrafes à l'ancienne ?
Il existe de nombreuses agences gouvernementales qui peuvent exiger des documents cousus non pas en usine, mais manuellement, à l'aide de fils. C'est tout d'abord l'inspection des impôts, les archives, ils demandent de coudre des documents avec des fils lors de l'acceptation des papiers pourenregistrement des entrepreneurs individuels, enregistrement d'une personne morale ou documents pour un appel d'offres. Comment agrafer correctement les documents, la photo numéro 2 montre. Utilisez généralement du fil épais et une aiguille épaisse.
On pense que les titres liés de cette manière sont plus difficiles à perdre, contrefaire ou remplacer les feuilles. Certaines organisations, précisément à cause de cela, utilisent une telle forme «grand-père» de fixation de documents importants. Il y a un autre argument - parfois les papiers sont strictement confidentiels, et les gestionnaires, craignant la publicité ou l'influence des concurrents, ne confient un tel travail qu'à une personne de confiance, respectivement, refusent l'aide d'entreprises spécialisées.
Important
Des documents mal cousus peuvent entraîner le refus d'enregistrer ou de réenregistrer une entreprise, accepter des documents dans les archives, entraîner le retrait de l'organisation du concours pour un appel d'offres, affecter la décision de l'autorité de régulation en cas d'un audit de l'organisation.
Existe-t-il des normes uniformes ?
À ce jour, il n'y a pas de règles claires sur la façon d'assembler des documents avec des fils selon un seul motif. Il n'y a que des recommandations et des instructions. Fondamentalement, les entreprises utilisent les développements méthodologiques de Rosarkhiv, qui ont été approuvés par le numéro d'ordre 76 en 2009, les exigences de GOST "Travail de bureau et archivage", ainsi que les instructions de la Banque centrale de Russie.
Étape préparatoire
Tous les documents à agrafer doivent être prévisualisés, s'il y a des marques de crayon, effacez-les. Importantexaminez attentivement chaque page, empêchez-les de coller les unes aux autres, assurez-vous d'une séquence logique et correcte des documents dans une pile. Retirez les objets pointus, les épingles, les agrafes ou les trombones, car ils pourraient endommager le fil de reliure et entraîner la perte du document. Il est nécessaire de numéroter les pages avec un simple crayon noir, dans le coin droit; l'utilisation d'encre, y compris de couleur, n'est pas autorisée. Vous ne pouvez pas numéroter trop près du texte du document, plus il se superpose. Seul le recto de la feuille est numéroté. Le volume total du document agrafé ne doit pas dépasser 250 feuilles, et la hauteur du document relié et numéroté ne doit pas dépasser 4 centimètres. Un exemple de la façon de coudre des documents avec des fils est montré sur la photo.
La prochaine étape de la préparation est la sélection des outils. Pour coudre correctement des documents avec des fils, vous aurez besoin de: un poinçon, des fils spéciaux, une couverture en carton, comme sur la photo. Dans certains cas, une perforatrice est utilisée. Comment et avec quoi assembler des documents, chaque spécialiste décide par lui-même. Il est plus pratique d'utiliser des fils durs ou de la ficelle de banque, dans certains cas des fils de laine ou des lacets sont utilisés. Le plus souvent, ils remplissent la fonction de décoration. Habituellement, les rapports sérieux utilisent un style plus strict. Préparez vous-même les documents et le formulaire d'inventaire.
Quelques subtilités
- Les feuilles de grand format, par exemple A3 ou A2, doivent également être numérotées. Pour ce faire, il est entièrement développé et numéroté selon des règles générales. Puis plié et soigneusement collé derrièrecoin.
- S'il est nécessaire de classer une lettre, elle est ouverte, d'abord l'enveloppe elle-même est numérotée, puis les pages de la lettre à tour de rôle.
- La couverture du document n'est pas numérotée. De plus, la page de titre n'est pas numérotée s'il n'y a pas de couverture. Cependant, la deuxième feuille est déjà numérotée avec le numéro "2".
- Si le nombre de feuilles est supérieur à 250, elles sont divisées en volumes. Cette pratique est courante devant les tribunaux. Chaque volume doit être numéroté séparément.
- Comment agrafer des documents s'il n'est pas possible d'indiquer le numéro de feuille en haut à droite ou si la feuille entière est occupée ? Cela se produit souvent, par exemple, lors de la numérotation d'une photo, auquel cas la numérotation à partir du verso est autorisée.
- En cas de numérotation erronée, vous pouvez barrer le numéro. Cependant, la correction doit être confirmée par une signature.
- Si pas plus de deux feuilles sont sautées, il est permis d'utiliser une lettre pour désigner les pages sautées. La numérotation numérique du document principal ne change pas, mais le nombre de feuilles augmente. Dans ce cas, il est nécessaire d'en avertir la personne qui recevra les documents.
- S'il est nécessaire de numéroter un document qui est déjà numéroté ou qui a une numérotation, alors il sera numéroté à nouveau.
- Si les feuilles de la documentation ne peuvent pas être séparées ou si elles sont collées ensemble, elles sont numérotées comme une seule feuille. Cela se produit si un document, par exemple, comporte un chèque, une photographie ou une coupure de journal collé dessus. Mais en même temps, il est nécessaire de dresser un inventaire, et dans la colonne "Note" ou dans l'inscription de certification, il est impératif de préciser quels documents ont été collés, sur quelle page et ce qu'ils contenaient.
Quels documents sont le plus souvent cousus avec du fil ? Tout d'abord, les documents constitutifs et d'incorporation. Ils ont le plus souvent un petit volume, ils sont plus faciles à percer avec un poinçon et la couture est facile. Il existe plusieurs technologies pour la couture, vous pouvez faire deux piqûres, trois ou cinq. Trois trous est l'option la plus courante. Cinq trous seront utiles lorsque certains documents sont plus petits que d'autres, la connexion de cinq trous aidera à mieux les fixer. L'agrafage à cinq trous est utilisé si les documents sont de grande valeur, cela réduira le risque de leur substitution.
Comment coudre correctement des documents avec des fils: instructions étape par étape
- Empiler les feuilles, aligner les bords.
- Vérifier l'ordre des feuilles.
- Marquez au crayon les emplacements des futures crevaisons symétriquement au centre sur le côté gauche de la feuille. Cela peut être fait à la fois sur une feuille et sur toutes.
- Il faut s'écarter du texte d'au moins 1,5 centimètres.
- Les marques doivent être strictement verticales, une distance maximale de trois centimètres l'une de l'autre est autorisée.
Si le document est assez grand, il est plus pratique de le percer avec un poinçon. Commencez généralement par le trou du haut.
S'il n'est pas possible d'utiliser la couverture d'usine, comme sur la photo, la première et la dernière feuille peuvent être collées avec une fine bande de carton pour éviter d'endommager les pages. Il est important de choisir la bonne longueur de fil, généralement entre 50 et 80 cm.
Couture classique avec fil - trois trous
Analysons l'option de couture des documentsétape par étape dans trois trous. Il s'agit de l'option classique et la plus courante pour classer des papiers dans les archives ou pour vérification. Comment coudre correctement des documents avec des fils dans ce cas est mieux vu sur la photo.
Amenez l'aiguille et le fil sous la pile de documents, sortez-le par le trou au numéro deux. Il ne faut pas oublier une petite "queue" de 7-8 cm de long, elle sera quand même utile. Sur la face avant, nous dirigeons l'aiguille dans le trou supérieur, puis ramenons l'aiguille dans le trou le plus bas n ° 3. Ensuite, l'aiguille «plonge» dans le trou central, de sorte que les deux fils restent en dessous. Maintenant, ils peuvent être noués.
De plus, le document doit être certifié, une feuille de papier est collée, un sceau et la signature de la personne responsable sont apposés dessus. Comment coudre correctement des documents et sécuriser le nœud avec des fils, vous pouvez le voir sur la photo.
De plus, un inventaire est collé au verso de la dernière feuille. L'inscription peut être faite à la main ou utiliser des modèles prêts à l'emploi, comme sur la photo.
Comment agrafer des documents à quatre trous ?
La technologie de perçage à quatre trous est presque identique. La seule différence est que le document est cousu de haut en bas. Cela ressemble à un bâti de couture. Seulement dans ce cas, il est répété dans l'ordre inverse, d'abord de haut en bas, puis de bas en haut. Ainsi, les liens sont homogènes sans lacunes, comme cousus sur une machine à coudre géante.
Occasions spéciales
Parfois, il est permis de connecter des documents non pas verticalement, mais sur le coin. Àil s'agit principalement de papiers de reporting financier, impliquant la fixation de rubans de caisse, chèques sur le côté droit. Ces documents sont cousus sur le coin. Les étapes sont les mêmes que pour l'assemblage standard des documents, seuls les trous sont percés au coin. Généralement il y en a deux. La feuille est collée exactement au coin. De plus, la procédure est similaire - elle est certifiée, un sceau est apposé.
Conclusion
Dans le processus de préparation et d'agrafage d'un document, il est important de penser à l'avance comment agrafer les documents afin d'éviter toutes sortes de cas de force majeure. Par exemple, vous avez parfois besoin de faire une copie de documents déjà reliés et archivés. Cela vaut la peine de s'inquiéter de tels moments à l'avance. Habituellement, les spécialistes des ressources humaines ou de la comptabilité peuvent deviner à l'avance quel document doit d'abord passer par un copieur. Cela simplifie grandement le travail et fait gagner du temps.
